2020-10-19 17:14:41

大丈夫ではありません。１０年以上運営しているので過去の資料はないのですか？

まずは基本的なこと。監査ではないのでは？
https://www.pt-ot-st.net/index.php/bbs/detail/2433
https://www.pt-ot-st.net/index.php/bbs/detail/477
介護保険サービスなので「実地指導」では？
https://rehaplan.jp/articles/306

揃えるべきものは、こんな例も載っています。
http://www.kaigo-wel.city.nagoya.jp/view/kaigo/company/shido/jizen.html
通所リハビリなので、都道府県からあれとこれとそれを揃えてください。と通達がくると思いますよ。
上記のサイトの「当日用意していただく書類（居宅系サービス）」は日頃から整理しておかないと大変な思いをしますよ。

保管期間は「介護保険サービスが終了してから2年間」というのが国の決まり。地域によっては5年を指定している自治体もあります。
さらに、介護報酬の受給に必要な書類が5年保存。また、介護報酬を返還手続きにも5年間という期限。
これらのことを加味して、「5年間」としている事業所が多いのでは？。

返信する なるほど！そう思う6 違反申告 Answer Link

2020-10-19 17:14:41

いま、見直してみると、タイトルに「カルテに保存しておくべき書類」とありましたね。
失礼しました。

あとは、介護保険被保険者証のコピーぐらいでしょうか。リハビリ記録に何が書かれているか、ここではわかりませんが、リハビリマネジメント加算を取るための書類も必要です（会議録など）。

返信する なるほど！そう思う4 違反申告 Answer Link

2020-10-19 17:14:41

すみません、言葉が正確でありませんでした。実地指導です。
リハビリテーション会議の議事録等も必要でしたね。ありがとうございます。

かなり長く通っている方も多くいらっしゃって、書類はすべて保存してありますが、かなりの量になってきています。利用継続しているならば、全て保存しておかなければならないということですね。

実地指導の際にはカルテの中に10年前のリハビリ開始時の計画書の原案等は入れておいた方がいいのでしょうか？

返信する なるほど！そう思う5 違反申告 Answer Link

2020-10-19 17:14:41

個人的には、１０年前のリハビリ開始時の計画書は必要ないと思います。
地区（実地指導員）により違いがあると思いますが、基本的には、「この加算を取っている利用者のカルテを持ってきて」と言われ、加算要件を満たしているかをチェックされる。そのようなチェックだと思います（当事業所はそうでした）。カルテは年度ごとに整理し、今年度分しかカルテに入れてません、と伝える。過去の資料を要求されたら、いつでも持ってこれるよう保管場所の把握はしておく。それでいいと思いますよ。

返信する なるほど！そう思う5 違反申告 Answer Link

2020-10-19 17:14:41

本年1月に実地指導を受けたばかりの事業所です。
準備書類は約1ヶ月ほど前に文章で提示されます。また、確認資料も当該年度と前年度分の2年間でした。数年前の実地指導でも過去2年分までだったと思います。（実際、10年前分まで確認する時間もないでしょう）
記録の保存期間としては、他の方も書かれていますが、基本5年間保存しておれば大丈夫です。

返信する なるほど！そう思う7 違反申告 Answer Link

2020-10-19 17:14:41

「5年」というのはサービス終了後「5年間」ということですかね？現在利用継続中の利用者様の書類は過去5年分だけが必要で、それ以前の書類は廃棄してもいいという意味ではないですよね？「過去5年」と「終了後5年」では意味が違うのでややこしくて。

返信する なるほど！そう思う8 違反申告 Answer Link

2020-10-19 17:14:41

終了後5年というのは、その書類の有効期間が終了したのち5年ということです。
例えば、令和2年10月末日まで有効の計画書等があったとします。その書類に関しては、令和7年10月末になった時点で終了後5年となります。その時期に当該利用者が利用を継続していても書類自体は終了後5年を経過しているので保存義務はありません。

返信する なるほど！そう思う9 違反申告 Answer Link

2020-10-19 17:14:41

保険者（市町村）によっては、介護保険法とは別に、条例で全ての関係書類を終了後５年保管するよう規定しているところもあります。ヤマザキさんのところではどうか条例を確認した方がよいと思います。jinさんが仰っているように、法令の規定では、計画書等の保管期間は、その計画の有効期間終了後２年ですが、請求に関する書類は５年です。請求の根拠となる書類であるから計画書も含め５年としているところもあります。何年か前ですが実地指導時の指導内容に疑問を持ち、書類の保管期間について厚労省と県に確認しましたところ、保険者＞都道府県＞国の順で拘束力があるとのことでした。ちなみに当地では「開始時から全て」を終了後５年です。当事業所では最近１年分くらいを通所リハビリカルテにはさみ、前年度分は個人毎に別ファイルに、それより前の書類は終了者と継続者を別にして年度毎に段ボールで保管しています。

返信する なるほど！そう思う5 違反申告 Answer Link

2020-10-19 17:14:41

ありがとうございました。

返信する なるほど！そう思う4 違反申告 Answer Link

2020-10-19 17:14:41

　実地調査のテクニックとして、余分な物（過去の記録）はカルテに挟まないことに尽きると思います。期間も私は１年間分（加算要件が確認できる程度）で十分だと思います。過去のものを持ってきてと言われたら、その部分（言われたもの）だけを、倉庫のカルテから引き抜いて持ってくる。とにかく、余分な物をみられ、そこを指摘されないようにすることに気を付けていました。
　もちろん、違法なことはしないとか、加算要件を守ることとかは当然ですけどね。我々も人間ですから、誤って一部が紛失していたり、サイン漏れとかが絶対にないとは言い切れないので。

返信する なるほど！そう思う11 違反申告 Answer Link